Scenario
萨班斯归档（SOX 合规邮件留存）
萨班斯法案（SOX）要求在美国上市的公司必须保证财务相关记录的完整留存与不可篡改，邮件作为业务沟通的主要载体，也在审计范围内。
直接回答
萨班斯归档解决的是邮件作为审计证据的完整性与不可篡改性：邮件进入归档后员工无法删除或修改，审计人员可独立检索查阅，留存期限与审计要求匹配。适用对象是在美上市或准备上市的公司，以及被要求符合 SOX 要求的子公司。
合规要求的实质
不是「存起来」就够了，要能证明没被改过。
- 不可篡改邮件进入归档后任何人（包括管理员）无法修改或删除。
- 独立审计访问审计人员可获得只读的独立访问权限，不需要公司 IT 配合调取。
- 留存期限可配置按审计要求设定留存年限，到期前不可提前清理。
与普通归档的区别
两者都是留存，但合规强度不同。
- 普通邮件归档防止误删与人员离职导致的邮件丢失，管理员可检索。主要是内部管理用途。
- 萨班斯归档面向外部审计，强调不可篡改与审计独立性，满足法规要求。
- 公正邮面向司法举证，由公证机构出具存证报告，用于诉讼仲裁。
实施要点
这类项目通常需要 IT、财务、内审三方共同确认。
- 明确范围哪些岗位、哪些邮件类型需要纳入归档范围。
- 设定留存期按适用法规与公司政策确定，通常不少于 5 年。
- 留存审计记录归档系统的配置变更也要留痕，以备审计追溯。
常见问题
我们不在美国上市，需要萨班斯归档吗？
严格来说不需要。但如果你的客户或母公司是在美上市企业，可能会被要求符合 SOX 合规；另外准备赴美上市的公司通常需要提前 1–2 年准备。除此之外，用普通邮件归档 + 公正邮组合就够覆盖大多数举证需求。
萨班斯归档和普通邮件归档能同时开吗？
可以。实际部署中通常是普通归档覆盖全员，萨班斯归档针对财务、采购、法务等关键岗位，两者并存不冲突。