报关单据不再靠微信传
审计时两年邮件一次调出

原来的问题

这是一家做五金冲压件的工厂，客户以外贸订单和国内主机厂为主。2025 年底做体系审核时，审核员要求提供某批货的质量异议沟通记录，结果卡了三天。

• 邮件只存在各人电脑里。用的是早年自建的企业邮局，容量只有 2GB/人，员工习惯用 Outlook 拉到本地然后从服务器删除。业务员换了三轮，这些本地邮件随着旧电脑一起报废。
• 附件发不出去。一套模具图纸打包后 60–80MB，邮件附件上限 20MB，只能拆包或用微信传。微信传的问题是没有记录、不能作为凭证，而且对方经常过期没下载。
• 公共邮箱三人共用一个密码。外贸部的 sales@ 邮箱由三个业务员共用，客户收到重复回复，或者都以为对方会回，结果没人处理。
• 离职交接靠自觉。业务员离职时把客户邮件删掉或转发到私人邮箱，公司事后才发现。

做了什么

第一步：账号重新规划

320 人的工厂，实际需要邮箱的只有 96 人 —— 业务、外贸、采购、财务、品质、仓储主管。车间工人不需要单独邮箱，通知通过车间看板和内部群发送。这一步把账号数从「看起来 320 个」降到 96 个，直接省下了三分之二的费用。

第二步：从自建邮局迁移

旧服务器是 Windows 上的 MDaemon，开了 IMAP。迁移前先测了三天连通性，确认 23 万封历史邮件可以完整拉取。迁移分两批：先迁业务与外贸（邮件量最大），再迁其余部门。整个过程旧邮箱照常收信，员工无感知。

第三步：配置归档与附件

选了尊享版，核心原因是归档。配置了三件事：

• 全员邮件自动归档，员工在客户端删除后归档中仍保留，管理员可按账号、时间、关键词、附件名检索；
• 公共邮箱改为「一人一号 + 公共邮箱作为对外身份」，客户看到的地址不变，但每封回复都有具体处理人；
• 离职流程固定为：HR 提交离职 → 账号冻结 → 邮件转交主管 → 客户发送变更通知。

第四步：切换

周五晚 20:00 修改 MX 记录，21:30 全球生效。当晚做了六项验证：收信、发信、历史邮件数量核对、附件测试、公共邮箱权限、客户端连通性。周六上午给全员发了图文配置指引，周一上班时所有人已正常使用。

结果

踩过的坑

有一个值得说的：切换当晚只改了 MX，SPF 和 DKIM 是第二天上午才配的。结果周一早上业务员发往 Gmail 的邮件有一批进了垃圾箱，客户打电话来问是不是邮箱出问题了。

正确顺序应该是先配 SPF/DKIM、最后改 MX。这个顺序我们现在写进了标准流程，也在迁移流程页单独标注了。